3. Dokumentacja w procesie akredytacji

Zagadnienie dokumentacji w procesie akredytacji należy rozpatrywać w dwóch aspektach:

1) dokumentowania przebiegu samego procesu, będącego w gestii kuratora oświaty,

2) dokumentacji odzwierciedlającej funkcjonowanie placówki ubiegającej się o akredytację.

Kuratorium oświaty prowadzi całość dokumentacji związanej z postępowaniem akredytacyjnym. Najważniejsze elementy dokumentacji to:

• wnioski placówek o przyznanie akredytacji,
• protokoły z postępowań akredytacyjnych,
• decyzje o przyznaniu akredytacji i ich wykaz,
• decyzje o cofnięciu akredytacji i ich wykaz,
• powołanie zespołów akredytacyjnych,
• korespondencja z placówką.

Kuratoria oświaty posiadają i udostępniają wszystkie aktualne przepisy prawne regulujące przebieg procesu akredytacji oraz wzory niezbędnych druków. Wzory druków mogą być udostępniane przez kuratorium oświaty zarówno w formie papierowej jak i w formie plików na stronie internetowej kuratorium.

Nieco inne znaczenie w procesie akredytacji ma dokumentacja prowadzona przez placówkę ubiegającą się o akredytację. Gromadzone dokumenty będą dowodami na spełnianie kryteriów podczas dokonywania oceny przez zespół akredytacyjny. Jakość tych dokumentów oraz sposób ich uporządkowania wewnątrz placówki mogą znacznie usprawnić przebieg wizyty akredytacyjnej.

Placówka ubiegająca się o akredytację powinna przygotować i udostępnić zespołowi akredytacyjnemu m.in. takie dokumenty jak:

• akty własności dotyczące budynków i innego majątku trwałego lub inne dokumenty określające sposób dysponowania bazą placówki,
• programy kształcenia dla form zgłaszanych do akredytacji,
• programy służące podnoszeniu jakości kształcenia, w szczególności w zakresie działalności zgłaszanej do akredytacji,
• dokumenty dotyczące sposobu zatrudnienia kadry dydaktycznej placówki, potwierdzające kwalifikacje i kompetencje do prowadzenia zajęć na formach kształcenia zgłaszanych do akredytacji,
• dokumentację rejestrującą sposób prowadzenia rekrutacji na formy kształcenia zgłaszane do akredytacji (opis procedur i kryteriów rekrutacji),
• dokumenty przebiegu procesu kształcenia,
• certyfikaty, nagrody, wyróżnienia i rekomendacje dla placówki.

Placówka powinna dysponować systemem rejestracji, zasad przechowywania i obiegu dokumentów wewnątrz instytucji. Archiwizacja dokumentów powinna się odbywać zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi zarówno archiwizacji dokumentów, jak i ochrony danych osobowych.

W dalszej części rozdziału przedstawiono propozycje wzorów pism, które mogą być wykorzystane przez kuratora oświaty w procesie akredytacji.